Ein oder mehrere Teams arbeiten kollaborativ miteinander, wenn sie gemeinsam an der Lösung einer Aufgabe bzw. an der Erfüllung eines Projektziels arbeiten. Das heißt, dass die am Prozess beteiligten Personen und Teams zeitgleich an einer Sache arbeiten und dabei im engen Austausch stehen. Es ist dagegen kein kollaboratives Arbeiten, wenn einzelne Mitarbeitende oder Projektgruppen zwar das gleiche Ziel verfolgen, allerdings parallel arbeiten anstatt sich abzusprechen oder die Teams zeitlich nacheinander tätig werden.
Die Vorteile dieser Arbeitsweise bestehen darin, dass Aufgaben interdisziplinär bearbeitet werden, wodurch ein hoher Grad an Expertise gegeben ist. Der Austausch zwischen Personen und Teams fördert zudem die Kommunikation und das Miteinander im gesamten Unternehmen. Dazu kommt, dass auf veränderte Anforderungen flexibler reagiert werden kann und man weniger abhängig von Zeitplänen ist. Kollaboratives Arbeiten setzt eine hohe Transparenz sowie eine gute Kommunikationskultur und -struktur voraus. Sehr sinnvoll ist zudem der Einsatz von Kollaborationstools.
Kollaborationstools
Kollaborationstools fördern den Austausch und die Transparenz in einer Gruppe und erleichtern die Zusammenarbeit. Mit ihrer Hilfe können mehrere Leute gemeinsam und zeitgleich Inhalte bearbeiten und weiterentwickeln. Es gehen keine Ideen verloren und auch die Aufgaben sowie die Verantwortung für das Ergebnis können gleichmäßiger verteilt werden. Zudem ist zeitversetzte und ortsunabhängige Arbeit an einem Projekt keine Seltenheit mehr, weil es zum einen technologisch mehr und mehr möglich ist, zum anderen bietet diese Art von Arbeit mehr Flexibilität für den eigenen Tagesablauf.
Es gibt viele verschiedene Kollaborationstools, die für bestimmte Zwecke genutzt werden können. Manche Tools sind kostenfrei oder bieten eine kostenfreie (Test-)Version an. Bei den kostenfreien Versionen können allerdings oft weniger Funktionen genutzt werden als bei einem kostenpflichtigen Account. Die Tools unterscheiden sich auch in der Nutzung. Es lohnt sich zu überlegen, in welcher Anwendung gearbeitet wird – eher in der mobilen Version, eher in der Desktopversion oder in beiden.
Kollaborationstools können beispielsweise für folgende Zwecke nützlich sein:
- Kommunikation im Team (z. B. Slack)
- Verfassen von Texten (z. B. etherpad, Google Docs)
- Projektmanagement (z. B. Trello, Basecamp)
- Brainstorming und kreativen Austausch (z. B. Mural, Padlet)
- Terminfindung (z. B. Doodle)
- Videokonferenzen (z. B. Zoom, Jitsi)
- Ablage von Dokumenten (z. B. Nextcloud, Google Drive, Dropbox)
Manche Tools verbinden verschiedene Funktionen, deswegen ist es wichtig, sich zuerst über die Möglichkeiten zu informieren.
Wie finde ich das passende Tool?
Wenn ihr nach einem passenden Tool zum kollaborativen Arbeiten sucht, dann ist es sinnvoll zuerst aufzuschreiben, über welche Funktionen das Tools verfügen muss, damit ihr gut damit arbeiten und eure Ziele umsetzen könnt. Danach solltet ihr euer Budget festlegen – muss es unbedingt eine kostenfreie Version sein oder könnt ihr etwas Geld in die Hand nehmen? Außerdem solltet ihr euch Beschreibungen und Vergleiche anschauen und mehrere Tools gleichzeitig ausprobieren. So erhaltet ihr einen besseren Eindruck, welche Funktionen wirklich nützlich sind und was gebraucht wird. Bei den kostenpflichtigen Tools gibt es oft die Möglichkeit einer kostenfreien Probezeit – so könnt ihr nach einer Testphase entscheiden, welches Tool sich am besten für das Projekt oder die Aufgabe eignet.
Weitere Infos
Mehr zu Kollaborationstools gibt es z. B. auf diesen Seiten:
www.bpb.de
www.t3n.de
www.wb-web.de