Digitale Regionaltreffen gestalten

Digitale Regionaltreffen gestalten – Anregungen für Vertrauenspersonen und Mentorinnen und Mentoren.

1. Einführung

Durch die Entwicklungen rund um das Corona-Virus begegnen wir an vielen Stellen in unserem Leben gerade der Herausforderung, dass Abstand gehalten werden muss und viele Veranstaltungsformate momentan nicht möglich sind. Dies betrifft natürlich auch unsere Studienkompass-Veranstaltungen – sowohl unsere Workshopformate als auch die vielen, vielen Regionaltreffen, die ihr als Vertrauenspersonen und Mentorinnen und Mentoren regelmäßig mit euren Gruppen durchführt.

Wir machen in den letzten Wochen viele sehr gute Erfahrungen mit digitalen Formaten und sind positiv überrascht, wie viel sich über Videokonferenzen vermitteln lässt – und vor allem auch darüber, wie gut sich in diesen Formaten Verbindung herstellen und Gemeinschaft erleben lässt. Mit den folgenden Tipps & Tricks wollen wir euch eine Hilfestellung an die Hand geben, um selbst mit eurer Regionalgruppe digitale Regionaltreffen durchzuführen. Hier findest du einen Beispielablauf für ein virtuelles Regionaltreffen. Wir ermutigen euch, diese neuen Möglichkeiten im Rahmen des Studienkompass mit Leben zu füllen. Denn unser aller Ziel ist es weiterhin, unseren Teilnehmenden eine gute Förderung zukommen zu lassen und sie auf ihrem Weg zu begleiten – Corona hin oder her. Und gerade in diesen Zeiten profitieren die Jugendlichen ganz besonders von euch – den Vertrauenspersonen und Mentorinnen und Mentoren – als Begleitpersonen an ihrer Seite.

2. Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

2a. Tools für Videokonferenzen

Es gibt viele verschieden Tools, mit denen sich Regionaltreffen gut umsetzen lassen. Ggf. habt ihr ja selbst auch schon Erfahrung mit Zoom, Jitsi, Teams & Co. Nutzt, was für euch praktisch ist und – wichtig – für die Teilnehmenden niedrigschwellig zu benutzen. Denkt daran, dass nicht jede(r) einen Laptop zu Hause stehen hat, sondern dass manche sich z. B. über das Smartphone einwählen und dann nicht alle Funktionen gleich einfach zu bedienen sind.

Wir haben gute Erfahrungen mit Zoom gemacht, da das Tool durch die Funktion der sog. „Breakout-Rooms“, eine einfache Möglichkeit bietet, die Gruppe nochmal in Untergruppen aufzuteilen und man so deutlich besser Dynamik und Interaktivität herstellen kann (Anleitung: hier). Außerdem ermöglichen viele kleinere Arbeitsschritte in kleineren Gruppen oder auch Paarkonstellationen es, mehr Verbindung aufzubauen und alle mitzunehmen und zu Wort kommen zu lassen. Die Kleingruppen-Funktion lässt sich aber, wenn man Zoom nicht benutzten möchte, auch über das Erstellen mehrere Räume z. B. in Jitsi herstellen.  

Die kostenfreie Version von Zoom bietet leider nur die Möglichkeit mit einer weiteren Person ohne Zeitlimit zu sprechen, bei der Pro Lizenz ist dies auch mit bis zu 100 Personen möglich. Die sdw hat einige Zoom-Lizenzen erworben, so dass eure Regionalkoordination bei Bedarf dort direkt ein Treffen für euch anlegen kann.

Man kann sich z. B. über Videotutorials schnell vertraut mit den wichtigsten Funktionen von Zoom machen. Auch den Teilnehmenden könnt ihr raten sich vor eurem ersten Treffen ein kurzes Video zu den wichtigsten Funktionen anzuschauen. Es ist aber darüber hinaus auch sehr sinnvoll, zu Beginn des Treffens die wichtigsten Funktionen noch einmal kurz zu zeigen und sich auf wesentliche Regeln zu einigen.  

2b. Infos für die Teilnehmenden

Denkt daran, dass nicht alle Teilnehmenden super vertraut mit Videokonferenzen sind und teilt die wichtigsten Infos bereits vorab mit ihnen. Damit die Teilnehmenden gut informiert sind, verschickt die wichtigsten Infos in einer Einladung. Sie könnte den folgenden Part enthalten:

Für die Nutzung von Zoom braucht ihr eine stabile Internetverbindung und am besten einen Computer mit Kamera und Mikrofon oder ein Headset. Auch mit dem Smart Phone lässt sich das Ganze nutzen, ist aber nicht ganz so „gemütlich“.

Es ist keine Registrierung für Zoom nötig, beim Ausführen wird aber eine kostenfreie Software installiert. Damit ihr am Montag nur auf den Link des Meetings klicken müsst und direkt alles gut funktioniert, empfehlen wir vorab einen Test von Mikro und Video und die Installation der Software über https://zoom.us/test. Das dauert auch nur 1 Minute.

Wenn du Zoom noch nie benutzt hast, kannst Du dir auch dieses 5-minütige Tutorial auf Youtube anschauen. Auch hier wird gezeigt, wie man Ton, Kamera und Mikrofon testet.

Komm am Termin gerne schon ein paar Minuten früher in den Zoom-Raum, dann können wir ggf. auftretende technische Schwierigkeiten schnell beseitigen und pünktlich starten.

2c. Weitere Tools

​​Um das Treffen abwechslungsreich zu gestalten, lassen sich auch weitere Tools zusätzlich in eure Videokonferenz einbauten.

• Googledocs: hierüber können Word-Dokumente oder PPT freigegeben werden, die dann gemeinsam bearbeitet werden können
• Padlet: eine digitale Pinnwand, auf der mit Hilfe von Post ITs Texte, GIFs, Videos etc. geteilt werden können. Schaut doch mal hier rein: https://padlet.com/jhinz1/Partytimeexcellent
• Whiteboardfox: digitales Whiteboard, auf dem gemeinsam gezeichnet werden kann
• Mentimeter: live-Abstimmungen, die für alle sichtbar gemacht werden können
• und – ganz analog: lasst die Teilnehmenden Stift und Zettel bereithalten und z. B. auch mal ganz analog etwas zeichnen oder aufschreiben

Wenn ihr weitere digitale Tools nutzen wollt, legt diese vorher an und habt die passenden Links im Ablaufplan parat, so dass sie dann schnell eingesetzt werden können.

3. Wie plant ihr ein digitales Treffen?

So wie bei einem physischen Treffen auch, ist es wichtig mit folgenden Fragen zu starten: Was ist die Intention des Treffens? Welches Ergebnis wollt ihr erreichen? Wie und wo sollen die Teilnehmenden einbezogen/aktiv werden?

Digitale Treffen können – wie im echten Leben auch – ganz unterschiedliche Ziele haben. Es lassen sich digital sowohl stärker inhaltlich ausgerichtete Treffen durchführen als auch eher Austausch-orientierte wie z. B. ein virtueller Stammtisch. Werdet euch vorher – gerne auch gemeinsam mit eurer Regionalkoordination  - klar, was ihr erreichen wollt und baut dann das Treffen rundherum auf. Je nach Ziel variieren auch die Methoden, die ihr nutzen könnt, von einem Screen Share, bei dem gemeinsam eine PPT durchgegangen wird, bis zu vielen aufeinander aufbauenden Kleingruppen-Austausch.

Baut euch dann für die Durchführung eine kleine Agenda mit Zeitangaben, die alle Mentorinnen und Mentoren gemeinsam im Blick haben. Ganz wichtig! Denkt auch hier an Pausen :-)

Wenn ihr einen Ablauf klar habt, überlegt, wer wann welche Rolle übernimmt, z. B. Moderatorin und Moderator, Technikerin und Techniker, Protokollantin und Protokollant etc. Sagt dies auch zu Beginn des Videocalls, damit die Teilnehmenden wissen, an wen sie sich wenden sollen:

• Die Moderatorin und der Moderator (Mentorin/Mentor) hat die Aufgabe, den Gruppenprozess zu leiten. Man muss kein "Experte" des Meeting-Themas sein. Vielmehr ist es die Aufgabe, den Teilnehmenden Klarheit über den Ablauf zu vermitteln, die Zeit im Blick zu behalten und für eine gute Atmosphäre zu sorgen. Die Moderatorin und der Modertator achtet auch darauf, dass jede(r) gehört wird bzw. Personen evtl. gebremst werden.
• Verteilt gerne auch die Rolle der Technik, so dass eine Person klar die Funktion hat, bei technischen Problemen auszuhelfen oder z.B. den Chat im Blick zu behalten.

4. Worauf sollte bei einem digitalen Treffen besonders geachtet werden?

• Umfang: in digitalen Treffen bekommt man ca. 1/3 weniger vermittelt als in der gleichen Zeit in einem physischen Treffen. Nehmt euch also nicht zu viel vor, sondern bleibt realistisch und stopft den Ablauf nicht zu voll.
• Zeit: wir empfehlen, digitale Treffen nicht länger als 1,5 Stunden zu machen. Im Anschluss kann es aber noch die Möglichkeit zum informellen Austausch oder zum gemeinsam spielen geben. Inputs sollten nicht länger als 15 Minuten sein.
• Pausen: Insbesondere in digitalen Treffen ist es wichtig, Pausen zu machen. Es kann über Zoom z.B. auch Musik vom eigenen Rechner freigegen werden. Musik macht gute Laune und gibt die Pausenzeit gut vor, wenn ein Song z. B. ca. 5 Minuten lang ist
• Zeit zum Ankommen: Plant Zeit zum Ankommen und klären technischer Probleme ein. Öffnet den Video-Raum schon zehn Minuten vorher und gebt den Teilnehmenden so die Möglichkeit in Ruhe anzukommen und die technischen Möglichkeiten auszuprobieren, so dass alle gemeinsam dann ungestört pünktlich starten können.
• Klarheit: Noch mehr als in physischen Treffen ist es wichtig, in Treffen über Videocall in der Moderation ganz klar zu sein, deutliche Arbeitsanweisungen zu geben und z. B. auch Hilfsmittel zu nutzen, damit allen Beteiligten z. B. der Arbeitsauftrag oder die Frage klar ist. Postet diese beispielsweise zusätzlich in den Chat, so dass alle sie noch einmal nachlesen können. Fragt auch häufig nach, ob alle wissen, was zu tun ist oder ob es noch Fragen gibt.
• Sensibel sein: nicht jede(r) hat eine super technische Ausstattung oder sehr viel Erfahrung. Es ist wichtig, etwas lieber einmal mehr und genauer erklären, als dass jemand abgehängt wird oder sich nicht traut zu fragen, weil „alle anderen bestimmt wissen, wie es geht“.
• Kleingruppen: Nutzt häufig die Möglichkeit die Teilnehmenden in Kleingruppen oder Paare aufzuteilen, so dass alle zu Wort kommen, Austausch entsteht und man nicht die ganze Zeit immer auf einen Bildschirm mit 20 kleinen Gesichtern schaut. Die häufige Arbeit in kleineren Gruppen fördert die Dynamik der Treffen; dies trifft generell für die Abwechselung von Formaten zu. Auch stille Einzelarbeit ist gut möglich. Gebt den Teilnehmenden eine Fragestellung und bittet sie, ihre Kamera für einen Moment auszuschalten. So können alle in Ruhe über die Frage nachdenken und nachher ihre Ergebnisse teilen.
• Interaktivität & Abwechslung: Nutzt verschiedene Formen, die Teilnehmenden einzubinden. Neben Kleingruppe oder Paararbeit könnt ihr den Chat nutzen (z. B. Chat-Waterfall), die „Reaktionen“-Einstellung von Zoom oder z. B. Padlets, Whiteboardfox, Googledocs einbauen, um in verschiedenen Formaten zu arbeiten.
• Spielerisch sein: Auch in digitalen Treffen lassen sich die SK-typischen Warm-ups einbauen. Setzt euch als Ziel, dass alle Beteiligten Spaß an der Veranstaltung haben. Das wäre euch bei einem physischen Treffen ja genauso wichtig. Seid ruhig mutig und probiert etwas aus! Schaut euch auch den Artikel über Methoden für digitale Regionaltreffen an. 

5. Eine abschließende Bitte

Denkt daran, eurer Regionalkoordination von den Treffen, die ihr durchführt, zu berichten und auch sehr gerne (!) Material für unsere Öffentlichkeitsarbeit darüber zu sammeln, z. B. Screen Shots etc.

​6. Ideensammlung – Gruppenzusammenhalt stärken

Viele von euch beschäftigt zurzeit, wie man auch ohne physische Treffen den Gruppenzusammenhalt aufrechterhalten und stärken kann. Hierzu haben wir gemeinsam im Team gebrainstormt und wollen diese Gedanken mit euch teilen.

Allgemein:

• Der Studienkompass lebt vom Gruppenzusammenhalt: Gemeinsamkeit schaffen und gemeinsam emotionale, verbindende und v.a. auch lustige Momente zu erleben, sollte ein Ziel von digitalen Treffen sein. Es ist nicht nur ein Nebeneffekt!
• Der Studienkompass lebt in „echt“ von interaktivem, kreativem und motivierenden Arbeiten. Auch in digitalen Treffen sollte das einfließen und man sich bewusst Zeit dafür nehmen.
• Im Studienkompass bringen sich die Teilnehmenden oft selbst in Treffen ein. Nutzt dies auch in digitalen Treffen. Auch die Teilnehmenden sollen ein Gefühl der Verantwortung entwickeln: jede(r) ist für das Gelingen des Zoom-Treffens verantwortlich. Vielleicht können Teilnehmende bestimmte Arbeitsaufträge oder Rollen übernehmen.

Konkret in digitalen Regionaltreffen

• Fördert ganz explizit den Austausch in unterschiedlichen Konstellationen durch die Nutzung von Breakout Rooms!
• 10 Minuten vor Beginn das Meeting öffnen und zum offenen Schnacken animieren.
• Einstieg und Warm Up stets beibehalten.
• nach einer Pause die Großgruppen in Kleingruppen schieben und noch 5 Minuten Zeit zum Schnacken geben.
• Wettkampfgeist fördern und überlegen, welche Studienkompass-Spiele auch virtuell gespielt werden können (Warm-Ups, Energizer, Methodenspiele).
• Aktive Warm-Ups einbauen (z. B. "Jeder sucht sich zu Hause einen Hut").
• Warm-Ups in Kleingruppen spielen, wo wir mehr über die Teilnehmenden erfahren.
• 2/3 Wahrheit Spiel (3 Sachen über sich Sachen, eine ist falsch, Gruppe muss falsche Aussage erraten).
• Ratespiel “Ich sehe was, was du nicht siehst und das sitzt über mir“
• Eine Malaufgabe zu einem Thema geben, jede(r) zeichnet für sich und stellt dann in der Kleingruppe vor.
• Gruppenbild in Zoom gestalten.
• Bild zusammen gestalten auf Whiteboard oder Padlet.
• als Abschluss mit den TN, die noch Lust haben, gemeinsam etwas spielen, z. B. über Skribbl.io

Ergänzend:

• Kleine Gruppenchallenge überlegen
• Virtuelle Escaperoom Spiele (App: Samsara Room)
• Pizza zu allen nach Hause bestellen (ggf. bei verschiedenen Lieferservices) und gemeinsam Abendessen
• Postkarten schreiben, ggf. selbst gestalten
• Virtuelle, offene Stammtische anbieten, zu denen man einfach dazukommen kann