Digitale Regionaltreffen gestalten

Digitale Regionaltreffen gestalten – Anregungen für Mentorinnen und Mentoren.

1. Einführung

Wir haben bereits viele sehr gute Erfahrungen mit digitalen Formaten gemacht und sind positiv überrascht, wie viel sich über Videokonferenzen vermitteln lässt – und vor allem auch darüber, wie gut sich in diesen Formaten Verbindung herstellen und Gemeinschaft erleben lässt. Denn für manche Themen eignen sich digitale Treffen sehr gut, wenn z. B. Expert/innen aus verschiedenen Orten in Deutschland eingeladen werden sollen. Mit den folgenden Tipps & Tricks wollen wir euch eine Hilfestellung an die Hand geben, um selbst mit eurer Regionalgruppe digitale Regionaltreffen durchzuführen. Hier findest du einen Beispielablauf für ein virtuelles Regionaltreffen. 

2. Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

2a. Tools für Videokonferenzen

Es gibt viele verschieden Tools, mit denen sich Regionaltreffen gut umsetzen lassen. Vermutlich habt ihr ja selbst auch schon Erfahrung mit Zoom, Jitsi, Teams & Co. Nutzt, was für euch praktisch ist und – wichtig – für die Teilnehmenden niedrigschwellig zu benutzen. Denkt daran, dass nicht jede(r) einen Laptop zu Hause stehen hat, sondern dass manche sich z. B. über das Smartphone einwählen und dann nicht alle Funktionen gleich einfach zu bedienen sind.

Wir haben gute Erfahrungen mit Zoom gemacht, da das Tool durch die Funktion der sog. „Breakout-Rooms“, eine einfache Möglichkeit bietet, die Gruppe nochmal in Untergruppen aufzuteilen und man so deutlich besser Dynamik und Interaktivität herstellen kann (Anleitung: hier). Außerdem ermöglichen viele kleinere Arbeitsschritte in kleineren Gruppen oder auch Paarkonstellationen es, mehr Verbindung aufzubauen und alle mitzunehmen und zu Wort kommen zu lassen. Die Kleingruppen-Funktion lässt sich aber, wenn man Zoom nicht benutzten möchte, auch über das Erstellen mehrere Räume z. B. in Jitsi herstellen.  

Die kostenfreie Version von Zoom bietet leider nur die Möglichkeit mit einer weiteren Person ohne Zeitlimit zu sprechen, bei der Pro Lizenz ist dies auch mit bis zu 100 Personen möglich. Die sdw hat einige Zoom-Lizenzen erworben, so dass eure Regionalkoordination bei Bedarf dort direkt ein Treffen für euch anlegen kann.

2b. Infos für die Teilnehmenden

Denkt daran, dass nicht alle Teilnehmenden super vertraut mit Videokonferenzen sind und teilt die wichtigsten Infos bereits vorab mit ihnen. Damit die Teilnehmenden gut informiert sind, verschickt die wichtigsten Infos in einer Einladung. Sie könnte den folgenden Part enthalten:

Für die Nutzung von Zoom braucht ihr eine stabile Internetverbindung und am besten einen Computer mit Kamera und Mikrofon oder ein Headset. Auch mit dem Smart Phone lässt sich das Ganze nutzen, ist aber nicht ganz so „gemütlich“.

Es ist keine Registrierung für Zoom nötig, beim Ausführen wird aber eine kostenfreie Software installiert. Damit ihr am Tag der Veranstaltung nur auf den Link des Meetings klicken müsst und direkt alles gut funktioniert, empfehlen wir vorab einen Test von Mikro und Video und die Installation der Software über https://zoom.us/test. Das dauert auch nur 1 Minute.

Komm am Termin gerne schon ein paar Minuten früher in den Zoom-Raum, dann können wir ggf. auftretende technische Schwierigkeiten schnell beseitigen und pünktlich starten.

2c. Weitere Tools

​​Um das Treffen abwechslungsreich zu gestalten, lassen sich auch weitere Tools zusätzlich in eure Videokonferenz einbauten.

• Googledocs: hierüber können Word-Dokumente oder PPT freigegeben werden, die dann gemeinsam bearbeitet werden können
• Padlet: eine digitale Pinnwand, auf der mit Hilfe von Post ITs Texte, GIFs, Videos etc. geteilt werden können. 
• Whiteboardfox: digitales Whiteboard, auf dem gemeinsam gezeichnet werden kann
• Mentimeter: live-Abstimmungen, die für alle sichtbar gemacht werden können
• und – ganz analog: lasst die Teilnehmenden Stift und Zettel bereithalten und z. B. auch mal ganz analog etwas zeichnen oder aufschreiben

Wenn ihr weitere digitale Tools nutzen wollt, legt diese vorher an und habt die passenden Links im Ablaufplan parat, so dass sie dann schnell eingesetzt werden können.

3. Wie plant ihr ein digitales Treffen?

So wie bei einem physischen Treffen auch, ist es wichtig mit folgenden Fragen zu starten: Was ist die Intention des Treffens? Welches Ergebnis wollt ihr erreichen? Wie und wo sollen die Teilnehmenden einbezogen/aktiv werden?

Digitale Treffen können – wie im echten Leben auch – ganz unterschiedliche Ziele haben. Es lassen sich digital sowohl stärker inhaltlich ausgerichtete Treffen durchführen als auch eher Austausch-orientierte wie z. B. ein virtueller Stammtisch. Werdet euch vorher – gerne auch gemeinsam mit eurer Regionalkoordination  - klar, was ihr erreichen wollt und baut dann das Treffen rundherum auf. Je nach Ziel variieren auch die Methoden, die ihr nutzen könnt, von einem Screen Share, bei dem gemeinsam eine PPT durchgegangen wird, bis zu vielen aufeinander aufbauenden Kleingruppen-Austausch.

Baut euch dann für die Durchführung eine kleine Agenda mit Zeitangaben, die alle Mentorinnen und Mentoren gemeinsam im Blick haben. Ganz wichtig! Denkt auch hier an Pausen :-)

Wenn ihr einen Ablauf klar habt, überlegt, wer wann welche Rolle übernimmt, z. B. Moderatorin und Moderator, Technikerin und Techniker, Protokollantin und Protokollant etc. Sagt dies auch zu Beginn des Videocalls, damit die Teilnehmenden wissen, an wen sie sich wenden sollen:

• Die Moderatorin und der Moderator (Mentorin/Mentor) hat die Aufgabe, den Gruppenprozess zu leiten. Man muss kein "Experte" des Meeting-Themas sein. Vielmehr ist es die Aufgabe, den Teilnehmenden Klarheit über den Ablauf zu vermitteln, die Zeit im Blick zu behalten und für eine gute Atmosphäre zu sorgen. Die Moderatorin und der Modertator achtet auch darauf, dass jede(r) gehört wird bzw. Personen evtl. gebremst werden.
• Verteilt gerne auch die Rolle der Technik, so dass eine Person klar die Funktion hat, bei technischen Problemen auszuhelfen oder z.B. den Chat im Blick zu behalten.

4. Worauf sollte bei einem digitalen Treffen besonders geachtet werden?

• Umfang: in digitalen Treffen bekommt man ca. 1/3 weniger vermittelt als in der gleichen Zeit in einem physischen Treffen. Nehmt euch also nicht zu viel vor, sondern bleibt realistisch und stopft den Ablauf nicht zu voll.
• Zeit: wir empfehlen, digitale Treffen nicht länger als 1,5 Stunden zu machen. Im Anschluss kann es aber noch die Möglichkeit zum informellen Austausch oder zum gemeinsam spielen geben. Inputs sollten nicht länger als 15 Minuten sein.
• Pausen: Insbesondere in digitalen Treffen ist es wichtig, Pausen zu machen. Es kann über Zoom z.B. auch Musik vom eigenen Rechner freigegen werden. Musik macht gute Laune und gibt die Pausenzeit gut vor, wenn ein Song z. B. ca. 5 Minuten lang ist
• Zeit zum Ankommen: Plant Zeit zum Ankommen und klären technischer Probleme ein. Öffnet den Video-Raum schon zehn Minuten vorher und gebt den Teilnehmenden so die Möglichkeit in Ruhe anzukommen und die technischen Möglichkeiten auszuprobieren, so dass alle gemeinsam dann ungestört pünktlich starten können.
• Klarheit: Noch mehr als in physischen Treffen ist es wichtig, in Treffen über Videocall in der Moderation ganz klar zu sein, deutliche Arbeitsanweisungen zu geben und z. B. auch Hilfsmittel zu nutzen, damit allen Beteiligten z. B. der Arbeitsauftrag oder die Frage klar ist. Postet diese beispielsweise zusätzlich in den Chat, so dass alle sie noch einmal nachlesen können. Fragt auch häufig nach, ob alle wissen, was zu tun ist oder ob es noch Fragen gibt.
• Sensibel sein: nicht jede(r) hat eine super technische Ausstattung oder sehr viel Erfahrung. Es ist wichtig, etwas lieber einmal mehr und genauer erklären, als dass jemand abgehängt wird oder sich nicht traut zu fragen, weil „alle anderen bestimmt wissen, wie es geht“.
• Kleingruppen: Nutzt häufig die Möglichkeit die Teilnehmenden in Kleingruppen oder Paare aufzuteilen, so dass alle zu Wort kommen, Austausch entsteht und man nicht die ganze Zeit immer auf einen Bildschirm mit 20 kleinen Gesichtern schaut. Die häufige Arbeit in kleineren Gruppen fördert die Dynamik der Treffen; dies trifft generell für die Abwechselung von Formaten zu. Auch stille Einzelarbeit ist gut möglich. Gebt den Teilnehmenden eine Fragestellung und bittet sie, ihre Kamera für einen Moment auszuschalten. So können alle in Ruhe über die Frage nachdenken und nachher ihre Ergebnisse teilen.
• Interaktivität & Abwechslung: Nutzt verschiedene Formen, die Teilnehmenden einzubinden. Neben Kleingruppe oder Paararbeit könnt ihr den Chat nutzen (z. B. Chat-Waterfall), die „Reaktionen“-Einstellung von Zoom oder z. B. Padlets, Whiteboardfox, Googledocs einbauen, um in verschiedenen Formaten zu arbeiten.
• Spielerisch sein: Auch in digitalen Treffen lassen sich die SK-typischen Warm-ups einbauen. Setzt euch als Ziel, dass alle Beteiligten Spaß an der Veranstaltung haben. Das wäre euch bei einem physischen Treffen ja genauso wichtig. Seid ruhig mutig und probiert etwas aus! In dieser Sammlung digitaler Methoden und Tools findet ihr viele Ideen für eure digitalen Regionaltreffen.

5. Eine abschließende Bitte

Denkt daran, eurer Regionalkoordination von den Treffen, die ihr durchführt, zu berichten und auch sehr gerne (!) Material für unsere Öffentlichkeitsarbeit darüber zu sammeln, z. B. Screen Shots etc.